Of je nou een kleine design studio of reusachtig reclamebureau bent; het veilig en efficiënt opslaan van je digitaal creatief kapitaal is essentieel. Weken, misschien wel jaren aan arbeidsuren en creatieve processen zitten in deze bestanden. Het ‘verdwijnen’ hiervan kan dus forse gevolgen hebben voor je bedrijfscontinuïteit.
Als je morgen op de zaak komt en het hele kantoor zou leeg zijn dan is de meeste apparatuur waarschijnlijk wel verzekerd en kan eenvoudig worden vervangen. Maar hoe zit dat met het werk wat je voor klanten hebt gedaan, projectmanagement bestanden, productspecificaties, etc. waar dagelijks aan wordt gewerkt?
Naast voorbereid zijn op een ingrijpend scenario als dataverlies, is het minstens zo belangrijk om je bewust te zijn van de invloed van opslagtype op de productiviteit en het werkplezier van je team. Zéker nu we sinds de COVID-crisis veel vanuit huis werken, over wisselende thuisverbindingen. Hoeveel uren op jaarbasis zitten jouw medewerkers bijvoorbeeld simpelweg te wachten tot hun grote ontwerpen zijn geopend, of tierend achter hun scherm omdat er weer een upload is afgebroken?
Hier een aantal factoren om rekening mee te houden als je opzoek bent naar de beste opslagmogelijkheid voor jouw onderneming.
Lokale vs. externe opslag
Er zijn twee hoofdtypen opslaglocaties te onderscheiden: lokaal, dus op kantoor (bijvoorbeeld op een NAS, of eigen server), of extern, dus in een datacentrum van een andere partij (bijvoorbeeld een VPS of publieke clouddienst). Beide typen hebben zo hun eigen voor- en nadelen om in overweging te nemen bij de keuze voor wat het beste bij jouw organisatie past.
Snelheid vs. flexibiliteit vs. kosten vs. bescherming
Vanuit de organisatiekunde ken je waarschijnlijk wel een driehoekig figuur dat de spanning tussen de waarden omvang, tijd en geld uitbeeldt (ook wel de duivelsdriehoek of unattainable triangle genoemd). De stelling is dat een voordeel bij één van die waarden een direct negatief effect heeft op één van de anderen. Vandaar het gevleugelde gezegde: “scope, time, cost: pick two”.
Hetzelfde spanningsveld lijkt op te gaan voor het vinden van de perfecte opslag voor jouw onderneming. De waarden die hier een hoofdrol spelen zijn vanzelfsprekend snelheid, flexibiliteit en kosten. Minder voor de hand liggend, maar minstens zo belangrijk is bescherming; bescherming tegen dataverlies (calamiteiten, hacks, ransomware) maar ook van vertrouwelijkheid waarmee je kunt voldoen aan NDA’s die je tekent met opdrachtgevers.
Omdat je veel werkt met grote bestanden is snelheid een belangrijke vereiste. De hoogste snelheden bereik je vanzelfsprekend als werkt op je lokale netwerk, bijvoorbeeld met een NAS. Maar die hardware in je ‘vensterbank’ is niet erg handig als er brand uitbreekt en ook niet erg flexibiel als je meer opslagruimte of rekenkracht nodig hebt. Daarbij vraagt het een voorinvestering in de apparatuur, en tijd en kennis voor onderhoud.
Voor die gemoedsrust, lage vaste kosten en nul onderhoud kun je je bestanden dus in een publieke cloud zetten bij Amazon, Google, Dropbox, en dergelijke. Maar hier laat de snelheid voor grote bestanden nog behoorlijk te wensen over en kunnen variabele kosten als datatransacties en bandbreedte je maandbedrag behoorlijk opdrijven. Daarbij is lang niet elke opdrachtgever happig op het stallen van hun Intellectueel Eigendom op dit soort externe locaties, vanwege het aantal datalekken hier en het verlies van vertrouwelijkheid. De informatie staat immers bij een ander partij, waarmee je de absolute controle erover verliest.
Een alternatief is het huren van een eigen (virtuele) server bij een datacentrum in de buurt. Dit is meestal sneller dan de publieke cloud variant, maar ook aanzienlijk duurder. Daarbij vereist het al snel specifieke IT kennis om goed in te richten en (digitaal) te onderhouden, wat alsnog beslag legt op interne of externe middelen.
Als creatief bureau was tot voor kort een voor de hand liggende oplossing de combinatie van het op dagelijkse basis lokaal werken, met het maken van periodieke back-ups in de publieke cloud. Maar de dagen van dit huwelijk lijken door de thuiswerkexplosie in één klap geteld.
De nieuwe werkelijkheid
COVID-19 heeft de manier hoe en waar we werken ingrijpend veranderd. De vraag is maar of we ooit weer teruggaan naar het ‘normaal’ van voor de pandemie. Tot die tijd hebben we in ieder geval te maken met een nieuwe werkelijkheid waarin het efficiënt kunnen (samen-)werken vanaf elke locatie prioriteit heeft gekregen.
Omdat werken veel minder centraal op kantoor gebeurt verliezen ‘lokale’ oplossingen als een NAS en on-premises fileservers subiet hun voordelen.
Wil je iedereen dus aan de gang én tevreden houden dan rest je als onderneming weinig andere keuze dan de cloud in te gaan. Maar dan natuurlijk wél naar een aanbieder die voldoet aan de eisen van jouw organisatie.
Belangrijke overwegingen
Essentieel in je keuze voor een opslagaanbieder zijn de snelheden (up-/download, bandbreedte, schrijfsnelheid, etc.) die worden geboden; dit bepaalt immers hoe lang je moet wachten tot een bestand is geopend en wijzigingen opgeslagen. Zeker wanneer je werkt met grote bestanden heeft dit grote invloed op de productiviteit van je team.
Leg deze cijfers naast de prestaties van je eigen internetverbinding om ervoor te zorgen dat je huidige internetpakket niet de bottleneck vormt.
Een waardevolle functie om op te letten bij je cloudaanbieder is het offline beschikbaar kunnen maken van bestanden zodat medewerkers lokaal wijzigingen kunnen maken.
De kosten zijn lang niet bij elke aanbieder even transparant. Waar sommigen een flat fee rekenen, serveren anderen een ingewikkelde prijsmatrix vol variabele kosten, die behoorlijk kunnen oplopen. Weet jij bijvoorbeeld hoe vaak je team per maand wijzigingen aanbrengt in bestanden, en hoeveel Gigabyte bandbreedte dat dan kost? Als je prijsbewust bent en een goede indruk hebt van het verbruik binnen je onderneming, dan kan het zeker lonen om te kiezen voor een prijsvechter met een volledig pay-per-use afrekenmodel. Zo niet, kies dan een aanbieder met vaste prijs zodat je niet voor vervelende verrassingen komt te staan.
Hoe goed een dienst ook is, vroeg of laat heeft iemand in je team een keer behoefte aan assistentie. Een ieder die wel eens met z’n telecomprovider aan de lijn hangt weet hoe lang het kan duren voordat je een (of beter gezegd: de juiste) medewerker te spreken krijgt. Bel dus eens de klantenservice van een cloudaanbieder op om een idee te krijgen of men de dienstverlening hier op orde heeft.
Afhankelijk van hoe thuis je personeel en jij zijn in deze materie kan het aantrekkelijk zijn om te kiezen voor een dienstverlener met Nederlandstalige klantenservice.
De beschikbaarheid van je informatie bepaalt of je mensen kunnen werken, of naar een blank scherm zitten te staren. Over het algemeen beloven clouddiensten Service Levels boven de 99,7%, maar dit is natuurlijk vrij lastig te checken. Wat je wél kunt bekijken is bijvoorbeeld welke maatregelen men heeft getroffen om continuïteitsbedreigingen als ransomware het hoofd te bieden.
Zoals gezegd is de vertrouwelijkheid van informatie in de cloud een lastig punt. Immers, je overhandigt je bestanden aan een externe dienstverlener zonder te kunnen controleren wat die er precies mee doet, of wie er bij kan. Dit heeft directe gevolgen voor de mate waarin je kunt voldoen aan NDA’s die je tekent. De enige werkelijke oplossing hier is te werken met het versleutelen van bestanden.
Sommige clouddienst bieden opties aan voor bestandsversleuteling. Vanzelfsprekend heb je de hoogste garanties als je versleuteling zelf toepast alvorens te uploaden naar de cloud; dan heeft geen enkele dienstverlener de sleutels. Het toepassen van zo’n wiskundig raadsel kost echter wel tijd (rekenkracht) en vereist soms extra stappen.
Check op z’n minst of de bestanden die je opslaat in de cloud versleuteld zijn in rust. Zo zijn ze beschermd in geval van een datalek daar.
Sommige NDA’s schijven ook voor dat data binnen Europa, of zelfs in Nederland, moet staan. Ga bij aanbieders die geen keuze voor opslagregio geven expliciet na op welke locatie(s) jouw informatie wordt gestald.
Zoals altijd luidt het credo van aanschaf dat je je niet blind moet staren op cijfertjes of mooie beloftes; je moet het zelf proberen. Elke zichzelf respecterende opslagaanbieder biedt wel een testmogelijkheid waarin je gratis aan der lijve kunt ondervinden of deze oplossing bij jouw onderneming past.
Lokaal opslag
(NAS, on-premises, etc.)
Voordelen
- Hoge snelheid van lokaal netwerk
- Controle over de toegang tot bestanden (vertrouwelijkheid)
- Op lange termijn een lage prijs per opgeslagen TB
- Hoge kostentransparantie zonder variabele verrassingen
Nadelen
- Hoge informatiekwetsbaarheid
- Toegang buiten kantoornetwerk slecht
- Vraagt investeringen / voorfinanciering
- Onderhoud in eigen beheer, vraagt tijd en kennis
Extern opslag
(public cloud, VPS, etc.)
Voordelen
- Lagere informatiekwetsbaarheid
- Hoge beschikbaarheid en bereikbaarheid vanaf verschillende locaties
- Pay-per-use; geen investeringen
- Zeer hoge schaalbaarheid
Nadelen
- Hoge latency (traagheid) bij werken aan grote bestanden
- Lage vertrouwelijkheid: IT-dienstverleners en overheden hebben toegang tot de bestanden
- Lokaal bewerken van bestanden is vaak omslachtig
- Bedrijfscontinuïteit direct gerelateerd aan werkende internetverbinding/uptime
