De Coronapandemie heeft een flinke invloed op hoe en waar we werken. Tijdens de opkomst van het virus zijn de meest acute ‘gaten’ in onze werkstromen vaak op pragmatische wijze gedicht. Maar nu we ons in een ‘tweede golf’ bevinden en duidelijk wordt dat onze werksituaties misschien wel voorgoed zijn veranderd is het tijd om duurzame oplossingen te zoeken. Hoe kunnen we vanaf elke locatie efficiënt en veilig (samen-)werken?

Efficiëntie

Met het wegvallen van reistijd en de conversaties rond de koffieautomaat houdt een werknemer flink wat tijd over. Het is echter maar de vraag of zich dat op de langere termijn ook terugbetaalt in een hogere productiviteit. Want de andere kant van de medaille is dat personeel nu regelmatig vanaf het weinig ergonomische keukenmeubilair over een langzame privéverbinding en/of bedrijfs-VPN z’n werk poogt te doen. En dat is in het positieve scenario waarbij de kinderopvang gewoon open is. Dit alles is best even vol te houden, maar leidt op de langere termijn tot fysiek en mentaal ongemak, onvrede, en zelfs uitval onder werknemers.

Je taak als werkgever is natuurlijk het scheppen van de juiste randvoorwaarden; het bieden van middelen om optimaal te kunnen presteren. Van fijn meubilair en praktische communicatiemiddelen tot aan een goeie kop koffie of thee.

 

Een eerste stap is om als onderneming je werkstromen goed in kaart te brengen. Verzeker jezelf ervan dat personeel op elk punt de middelen heeft om (écht) eenvoudig en snel hun werk te kunnen doen.

 

Als die primaire, voornamelijk praktische barrières geslecht zijn, dan is een vervolgstap om op elk punt ook te streven naar een stuk werkplezier en het voeden van werknemersbetrokkenheid. Zo zijn je mensen op de lange duur beter gemotiveerd en effectiever.

Bescherming

Het spreekt voor zich dat je personeel alleen productief kan zijn als ze überhaupt bij de informatie kan die nodig is om het werk te doen. Dat stelt dus eisen aan je infrastructuur. Op kantoor, vanachter de firewall van het bedrijfsnetwerk was het al niet eenvoudig om de constante stroom aan virussen, DDoS aanvallen en ransomware het hoofd te bieden. Maar nu mensen grotendeels vanaf externe locaties hun werk moeten doen neemt de uitdaging om dit te beheersen alleen maar toe.

 

Het gebruik van onveilige middelen kan je bedrijfscontinuïteit direct in gevaar brengen, bijvoorbeeld door hoge boetes en imagoschade als gevolg van een datalek, of een aanval van gijzelsoftware.

 

Ondanks het afschermen van bepaalde diensten leert de ervaring dat werknemers bijzonder creatief zijn in het vinden van de meest praktische methode (voor hen) om hun werk gedaan te krijgen. Van bestanden versturen via een persoonlijk Dropbox account tot aan het bespreken van vertrouwelijke bedrijfsgegevens via Whatsapp; niet in de laatste plaats omdat ook de klant verwacht via ‘moderne’ kanalen te kunnen communiceren.

De meest duurzame oplossing blijft om goed te luisteren naar de behoeften van je werknemers, en deze op gecontroleerde wijze in te vullen. Zoek naar veilige, privacybeschermende alternatieven voor populaire applicaties als Dropbox, Zoom en WhatsApp.

Hoog op de prioriteitenlijst van dit moment moet in ieder geval staan het vinden van een platform waarop medewerkers vanaf elke locatie bij hun gegevens kunnen, en eenvoudig werk kunnen uitwisselen met collega’s en klanten. Op veilige wijze welteverstaan. Kijk of je huidige IT-infrastructuur eenvoudig op te waarderen is door middel van bijvoorbeeld encryptie en multifactor authenticatie, óf je beter nu de overstap kunt maken naar een alternatieve oplossing zodat je personeel ook in de toekomst efficiënt en veilig kan blijven werken.